Sabtu, Oktober 02, 2010

Proses Kegiatana dang Fungsi Manajemen (Resume)

RESUME
Mengapa manajemen dibutuhkan?
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisais, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya amanejemen :
  1. untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi
  2. untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, manapun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah
  3. untuk mencapai efesiensi dan efektifitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas

menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedangkan efesiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right). Bagi para manajer, pertanyaan yang paling penting adalah bukan bagaimana melakukan pekerjaan dengan benar, tetapi bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk di lakukan, dan memusatkan sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut. Seorang manajer yang bersi keras untuk memproduksi hanya mobil-mobil besar, sedang permintaan masyarakat justru mobil-mobil kecil adalah manajer yang tidak efektif, walaupun produksi mobil-mobil besar tersebut dilakukan denga efesien.
            Seperti bidang studi lainnya yang menyangkut manusia, manajemen sulit didefinisikan. Dalam kenyataannya, tidak ada definisi manajemen yang telah diterima secarauniversal. Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Deefinisi ini mengandung arti bahwa para menejer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin di perlukan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas itu sendiri.


Rencana Sebagai Fungsi Manajemen
           
            Seperti diketahui bahwa fungsi manajemen oleh para ahli (para pakar) di bagi beberapa jenis. Ada yang memebagi empat jenis, bahkan ada yang membagi tujuh jenis. George R. Terry didalam Principle of Mnajemen membagi fungsi manajemen di dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.
            Seabaliknya Luther Gulich mengemukanakan tujuh macam fungsi manajemen yang terkenal dengan POSDCORB yaitu ; perencanaan, pengorganisasia, penyusunan personil, pengarahan, pengkoordinasian, pelapopran dan pembiyaan atau penggerkan. Bila kita memperhattikan fungsi manajemen dari George R. Terry dan Luther Gulich tersebut di atas, maka pada dasarnya masiih di perlukan unsur lain yaitu penilaian. Evaluasi atau penilain bertujuan untuk mengetahui sejauh mana tujuan yang telah di terapkan dapat di capai.
Proses Kegiatana dang Fungsi Manajemen
  1. planning (Pernecanaan)
            pernecnaan adalah kegiatan pertama yang harus dilakukan dalama administrasi.Rencana merupakan serangkaian keputusan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dimasa akan datang. Rencana yang baik hendaknya diarahkan kepada tujuan (goal oriented)

  1. Pengorganisasian
            setelah menyusun rencana, selanjutnya diperlukan penyususnan/pengelompokan ketiatan-kegiatan yang telah di tentukan yang akan dilaksanakan dalam usaha kerja sama tersebut.
Perlu pengaturan, ada beberapa macam enis kegiatan, di kelompok-kelompokan, bagaimana hubungan antara kelompok jenis masing-masing.
            Pengelompokan kegiatan tersebut berarti jjuga pengelompokan tanggung awab, pembagian dan penyususnan tanggung jawab, penyususnan tugas-tugas bagi setiap bagian yang mempunyai tanggung jawab tertentu. Kegiatan dalam hal ini akan lebih mudah dan lebih jelas di tunjukan di dalam suatu organisasi atau struktus organisasi.

  1. Penyususnan Personil
Apabila telah di susun dan diatur susunan pekerjaan, jenis dan macamnya, luas dan bidang pekerjaan, pimpinan akan lebih mudah mengisi dengan tenaga yang sesuai dengan tingkatan dan jenis pekerjaan atau kegiatan. Pimpinan akan memegang prinsip apa yang disebut dengan the right man in the rigth place
            Yang perluu di perhatikan dalam hal inni antara lain adalah sebagai berikut :
  1. pengetahuan dan keterampilan apa yang diperlukan untuk mengisi masing-masing imformasi yang di butuhkan dalam kegiatan.
  2. Pengadaan tenaga-tenaga yang diperlukan
  3. Bagimana mengadakan seleksi
  4. Penempatan ke dalam fungsi dan tunggung jawab yang sesuai dan serasi
  5. Penghhargaan bagi tnaga berprestasi untuk merangsang kegairahn dan motivasi, peneguran dan atau penyangsian
  6. Memberiakan bimbingan dan penyuluhan, pengarahan yang lebih efisien dan efektif

  1. Pengerhan (pengerakan)
Kegiatan disini melipuuti antara lain:
  1. memberikan penerangan, penjelasan, imformasi tentang kegiatan yang berhubungan secara menyeluruh tterhadap tujuan yang hendak dicapai
  2. mengeluarkan peraturan, perintah, intruksi dalam rangka pelaksanaanya
  3. memberikan contoh-contoh dalam cara bekerja dan memperlihatkan sikap yang baik (keteladanan)
  4. mengadakan pengawassan
  5. dapat mengemukakan kebaikan dan keburukan atau kekurangan dalam pekerjaan (secara obyektif)
  6. mengadakan koreksi terhadap kekurangan atau kelemahan dan meniadakan hambatan dan rintangan

  1. Pengordinasian
            meliputi tugas-tugas ini adalah:
  1. setiap bagaian atau petugas dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan cara dengann waktu yang telah ditentukan atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku
  2. menghindarkan bagian atau petugas yang menghambat atau merugikan pekerjaan dalam rangka kerjasama, jangan merugikan pekerjaan dalam rangka kerja sama, jangan merugikan bagian atau petugas lain
  3. menghindarkan tumpang tindih yang dapat menimbulkan kesalah pahaman, kekacauan atau membingkan
  4. memupuk dan mengembangkan sikap saling percaya dan kerja sama, baik sesam atar pekerjaan
  5. manghindarkan dan mnyelesaikan segala macam perbedaan pendapat atau pertentangan yang akan menghambat usaha kerja sama
  6. menghindarkan kompetisi yang tidak sehat
  7. memupuk rasa persatuan dan kesatuan dengan pengertian setiap unsur baik petugas maupun pekerjaan tidak terlepas dari usaha sebagai suatu keseluruhan

  1. Laporan
Dalam pelaporan hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
  1. apa yang harus dicatat
  2. bagaimana cara mencatatnya
  3. bagaimana menyimpan secara teratur dan sistematis, sehingga mudah di temukan kembali apabila di perlukan
  4. apa yang harus dilaporkan dan kepada siapa laporan tersebut diisampaikan
  5. bagaimana menelaah laporan tersebut dalam rangka peningkatan dan pengembangan

  1. Penganggaran
Kegiatan pengaggaran meliputi :
  1. perencanaan dan penyusunan anggaran, disusun dengan sesuai mata anggaran atas dasar rencana anggaran.
  2. Mencari dan mengusahak sumber-sumber biaya
  3. Mengatur pemasukan atau pengeluaran
  4. Membuat pencatatan atau pembukuan
  5. Membuat laporan keuangan

  1. Penilaian
Penilain bertujuan untuk mengetahui sampai mana tujuan yang telah di tetapkan dapat di capai, kegiatan mana yang belum di laksanakan atau yang sedang dalam penyelesaain.
            Kegiatan dari penilain ini antara lain :
  1. mempelajari perkembangan usaha atau kegiatan secara terus-menerus dengan cara pemantauan (monitoring), sehingga dapat diketahui dengan segera segala sesuatu faktor yang menghambat dan faktor-faktor pendukung dalam kegiatan tersebut
  2. mengadakan pengukuran tingkat keberhasilan suatu kegiatan/pekerjaan, sesuai dengan program-program tertentu
  3. mengadakan berbagai cara untuk memecahakan berbagai hambatan yang timbul demi kelancaran kegiatan pekerjaan

Fungsi – Fungsi Manajemen
            diatas telah kita bicarakan bahwa pakar membagi fungsi manajemen bermacam-macam jenis. Untuk memperoleh gambaran yang ledih luas tentang teori para sarjana mengenai fungsi dasar manajemen, di bawah ini di kemukakan beberpa macam pendapat sebagai berikut :
  1. Henry Terry
  1. Planning
  2. Organizing
  3. Commanding
  4. Coordinating
  5. Controling

  1. William Sriegel
  1. Planning
  2. Organizing
  3. Controlling

  1. Lois A. Allen
  1. Leading
  2. Planning
  3. Organizing
  4. Controlling

  1. Lindal F. Urwick
  1. Forcasting
  2. Planning
  3. Organizing
  4. Commanding
  5. Coordinating
  6. Controlling

  1. William Newman
  1. Planning
  2. Organizing
  3. Asembling of reseorce
  4. Directing
  5. Controlling

  1. Koontz and O’Donnel
  1. Organizing
  2. Staffing
  3. Directirng
  4. Planning
  5. Controlling

  1. Luther Gullich
  1. Planning
  2. Organizing
  3. Staffing
  4. Coordinating
  5. Reporting
  6. Budgeting

  1. George R. Terry
  1. Planning
  2. Organizing
  3. Actuanting
  4. Controling

  1. Dr. S.P Siagan, MAP
  1. Planning
  2. Pengorganisasian
  3. Motivating
  4. Controlling
            Penulis sendiri berpendapat bahwa pembagian dari Luther Gullich dan George R. Terry dapat dikawinkan dan ditmbah dengan evaluation (penilain). Berkenaan dengan perkawinan kedua pendapat ahli tersebut, maka penulis berpendapat fungsi manajemen sebagai berikut
a.       Planning (perencanaan)
b.      Organizing (Pengorganisasian)
c.       Staffing (penugasan)
d.      Directing/Actuiting (penggerakan)
e.       Coordinating (pengkoordinasian)
f.        Controlling/Reporting (pengawasan)
g.       Budgeting (pembiayaan)
h.       Evaluatiaon(penilaian)



     




Perencanaa

            Rencana-rencana di butuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur terbaik untuk pecapain tujuan-tujuan itu. Di samping itu, rencana memungkinkan :
  1. organisasi bisa memperoleh dam mengikat sumberdaya-sumberdaya yang di perlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
  2. para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih, dan
  3. kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektip dapat di ambil bila tingkat kemajuan tidak memuasakan.
Perencanaan (Planning); adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi , kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.

Pengorganisasiaan
            Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyususn rencana-rencan atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.
Pengorganisasiaan (organizing) adalah 1) penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, 2) perancanagan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hala-hal tersebut kearah tujuan, 3) penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian, 4)pedelegasian wewenang yang di perlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana ppekerja di tetapkan, dibagi dan dikorrdinasikan.
            Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan dan kemudian memimpin tipe organisassi yang sesuai dengan tujuan akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.

Penyusunan Personalia
            Penyususnan Personalia (staffing) adalah penarikan (recruitmen) latrihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam ligkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan peryaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dengan karekteristik-karekteristik personalia tertentu seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian atau pelaksnaan kerja yang efektif; penilayan karyawan untuk promosi, trasfer, atau bahkan demosi dan pemecahan; serta latihan dan pengembangan kaeyawan.
            Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai bagian dari fungsi organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi manajemen dan memperlakukaknnya sebagai bagian dari fungsi kepemimpinan (leadership).fungsi ini di tempatkan pada satu bagian dengan fungsi pengorgaisasian untuk menekankan bahwa sebenarnya kedua fungsi tersebut saling berkaitan erat- pengorganisasian merancang ”wadahnya ”, dan fungsi stafing memberi ”isinya”.

Pengarahan
            Sebuah rencana di buat, organisais di buntuk dan disusun personilnya, langkah berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tujuan yang telah di tentukan.
Fungsi Pengarahan (leading), secara sederhana, untuk membuat atau mendapatkan para karyan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakuakan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motivating, actuating atau lainnya.
            Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lenih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut ornag-orang dalam organisasi.

Pengawasan
            Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapka. Hal ini dapat positif maupun nnegatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan tujuan efisien dan efektif. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegitan yang diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali.
            Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu 1) penetapan standar pelaksanaan 2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan, 3) pengukuran pelaksnaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan, dan 4) pengambilan tindakan koreksi tang diperlukan bila pelaksanaannya menyimpang dari staandar.


Daftat Pustaka

Widjaya. A. W. Perencanaan Sebagai Fungsi Mnaemen. Jakarta : Bina Aksara 1987
George R. Terry alih bahasa DR. WInardi, S.E. Azas-azas Manajemen. Bandung : Alumni 1979

Artikel Terkait:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar